La parola «agente IA» fa pensare a software complicatissimi, ma nella pratica il 90% di ciò che serve a una piccola impresa o a un professionista è semplice: quando arriva una cosa, fai questi passaggi, uno dei quali usa un modello di linguaggio. Per costruire flussi del genere senza scrivere un'app esiste n8n: uno strumento di automazione open source, gratuito da installare sul proprio server o computer, con centinaia di «mattoncini» già pronti — tra cui nodi dedicati a OpenAI, Anthropic, Google Gemini e ai modelli locali. In questa guida costruiamo da zero un'automazione che legge le email in arrivo, le riassume con l'IA e prepara una bozza di risposta. È un tutorial di livello intermedio: serve un po' di dimestichezza con il terminale, ma niente programmazione.

A chi serve e cosa otterrai

È per chi riceve troppe email, troppi moduli, troppi PDF e vuole che una parte del lavoro «di smistamento» la faccia un robot: agenzie, freelance, piccole redazioni, uffici. Alla fine avrai n8n installato e funzionante e un flusso completo che potrai adattare ad altri casi: monitorare un feed RSS e pubblicare riassunti, trasformare le richieste di un form in ticket, generare descrizioni prodotto, rispondere a domande sui tuoi documenti.

Quali strumenti useremo (e le alternative)

  • n8n (motore di automazione): open source, lo installi gratis con Docker; esiste anche n8n Cloud a pagamento se non vuoi gestire il server. Alternative: Make e Zapier (più facili, ma a consumo e closed source), oppure Activepieces (open source come n8n). Consiglio n8n come prima scelta perché è gratuito in self-hosting, ha nodi IA nativi e non ti mette limiti sul numero di esecuzioni.
  • Il «cervello»: un modello di linguaggio. Due strade. Cloud: OpenAI (GPT-5.5), Anthropic (Claude), Google (Gemini), DeepSeek — costano pochi centesimi per migliaia di parole, servono una carta e una API key. Locale: Ollama con un modello come Llama 3.x o Mistral — gratis e privato, ma serve un PC capace e qualche limite di qualità. In questa guida usiamo OpenAI per semplicità e indichiamo come passare a Ollama.
  • Una casella email: Gmail o un account IMAP qualsiasi.

Passo 1 — Installare n8n con Docker

Su un computer (o un piccolo server) con Docker installato, lancia:

docker volume create n8n_data
docker run -it --rm \
  --name n8n -p 5678:5678 \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n \
  docker.n8n.io/n8nio/n8n

Apri il browser su http://localhost:5678: alla prima apertura crei un account locale (resta sul tuo server). Per un uso continuativo conviene sostituire --rm con -d --restart unless-stopped così n8n riparte da solo. In alternativa, su Windows/Mac, puoi installarlo con npx n8n dopo aver messo Node.js.

Passo 2 — Collegare le credenziali

  1. In n8n vai su Credentials > New e aggiungi una credenziale OpenAI: incolla la tua API key (la generi su platform.openai.com).
  2. Aggiungi una credenziale per la posta: per Gmail il modo più pulito è OAuth2; in alternativa una credenziale IMAP con server, porta, utente e password (per Gmail serve una «password per le app»).
Mani che digitano su un portatile con un organigramma sullo schermo
n8n incatena «nodi»: ogni nodo è un passo del flusso, e uno di questi può essere un modello di linguaggio.

Passo 3 — Costruire il flusso «riassumi e rispondi»

  1. Crea un nuovo workflow. Aggiungi come primo nodo «Email Trigger (IMAP)» (oppure il trigger di Gmail): si attiverà a ogni nuova email.
  2. Collega un nodo «OpenAI» (operazione: Message a model), modello gpt-5.5-chat-latest o equivalente. Nel prompt scrivi qualcosa come: Sei un assistente. Riassumi questa email in 3 frasi e indica se richiede una risposta urgente (sì/no). Email: {{$json["text"]}}. Le doppie graffe sono il modo di n8n per inserire i dati del passo precedente.
  3. Aggiungi un nodo «IF» che controlla se il riassunto contiene «urgente: sì».
  4. Sul ramo «vero», metti un secondo nodo «OpenAI» con prompt: Scrivi una bozza di risposta cortese e concisa a questa email, in italiano, lasciando spazi [da completare] dove servono dettagli. Email originale: {{$json["text"]}}.
  5. Concludi con un nodo che crea una bozza in Gmail (operazione Create Draft) o che ti manda il riassunto su Telegram/Slack. Non far inviare l'email in automatico: la revisione umana è il punto.
  6. Salva e attiva il workflow. Mandati un'email di prova e guarda l'esecuzione nella scheda «Executions»: vedi cosa è entrato e uscito da ogni nodo.

Passo 4 — Provarlo e capire cosa succede

Prompt di test da incollare nel nodo OpenAI mentre sperimenti:

Classifica questa email in una di queste categorie: [cliente, fornitore, spam, amministrazione, altro]. Rispondi solo con la categoria. Email: {{$json["text"]}} — risultato atteso: una sola parola, utile a smistare con un nodo IF.
Estrai da questa email, in formato JSON, i campi: mittente, oggetto, richiesta_principale, scadenza (se presente). Email: {{$json["text"]}} — risultato atteso: un JSON pulito che i nodi successivi possono usare campo per campo.

Variante: usare un modello locale con Ollama

Se i dati sono sensibili e non vuoi mandarli a un servizio cloud: installa Ollama, scarica un modello con ollama pull llama3.1 (o mistral), e in n8n usa il nodo «Ollama» o un nodo HTTP che chiama http://localhost:11434/api/generate. Tutto resta sul tuo hardware; in cambio le risposte sono più lente e su compiti complessi un po' meno precise di GPT-5.5 o Claude. Per estrazioni semplici (categorie, riassunti brevi) un modello da 7-8 miliardi di parametri basta e avanza.

Altri flussi che puoi costruire con gli stessi mattoncini

  • Feed RSS → riassunto → Notion/blog: nodo RSS, nodo OpenAI per riassumere, nodo di pubblicazione.
  • Form del sito → ticket: webhook in ingresso, nodo IA che estrae i dati e assegna una priorità, nodo che crea il ticket su Trello/Jira.
  • PDF in una cartella → estrazione dati: nodo che legge il file, nodo «Extract from File», nodo IA che restituisce i campi in JSON, nodo che scrive su Google Sheets.
  • Chatbot interno: n8n ha nodi per costruire una chat che interroga i tuoi documenti (RAG) usando un database vettoriale come Qdrant o Pinecone.

Errori comuni e soluzioni

  • «ECONNREFUSED» o n8n non si apre: controlla che la porta 5678 non sia già occupata e che Docker abbia il permesso di esporla; su alcuni sistemi serve --network host.
  • «401 Unauthorized» dal nodo OpenAI: API key sbagliata, scaduta o senza credito. Rigenerala e controlla il saldo su platform.openai.com.
  • Il modello restituisce testo extra invece del solo JSON/categoria: aggiungi al prompt «rispondi SOLO con...» e, se serve, attiva la modalità JSON del nodo OpenAI; in n8n puoi poi usare un nodo «Code» per ripulire l'output.
  • Il trigger email non scatta: con Gmail+IMAP verifica di aver creato una «password per le app» e che IMAP sia abilitato nelle impostazioni di Gmail; con OAuth2 ricontrolla i permessi concessi.
  • Esecuzioni che si accavallano: imposta una concorrenza massima nelle impostazioni del workflow, o aggiungi un nodo «Wait».

Quando NON usare n8n

Se ti serve una automazione semplicissima e non hai voglia di gestire un server, Make o Zapier ti risolvono la vita in dieci minuti (pagando). Se invece il flusso è davvero complesso, con logica condizionale fitta e tanti casi limite, a un certo punto conviene scrivere un piccolo script o un'app vera. E un avvertimento sui dati: prima di mandare email dei clienti o documenti a un modello cloud, verifica cosa permette il tuo contratto e la normativa (GDPR); in caso di dubbio, modello locale con Ollama. Con queste cautele, n8n è il modo più economico per dare al tuo lavoro un «pilota automatico» intelligente — e, a differenza di tanti servizi chiusi, resta tuo.